Full-time Secretária Administrativa
Descrição da Vaga
A Food for the Hungry (FH) está recrutar uma (1) Secretária Administrativa para Maputo.
Responsabilidades:
Funções administrativas:
- Gerir as comunicações do escritório, incluindo e-mails, chamadas telefónicas e correspondência escrita, garantindo uma resposta eficiente e oportuna;
- Organizar e manter o sistema de arquivo do escritório, tanto físico quanto digital, assegurando o fácil acesso e a integridade de documentos e registos importantes;
- Preparar e distribuir as agendas de reuniões, redigir atas e acompanhar os pontos de ação acordados nas sessões;
- Apoiar na elaboração de relatórios, apresentações e demais documentos destinados às partes interessadas internas e externas;
- Garantir a coordenação eficaz e pontual de compromissos, agendamento de reuniões e a gestão de calendários dos colaboradores de nível sênior;
- Monitorar e realizar a reposição de materiais de escritório, assegurando que os níveis de inventário sejam mantidos e os recursos sejam repostos conforme necessário;
- Contribuir no processo de integração de novos colaboradores, voluntários ou estagiários, incluindo a organização do espaço de trabalho e a disponibilização de materiais adequados;
- Atender aos pedidos administrativos e responder às solicitações da direção, equipe ou parceiros de forma eficiente e organizada.
Coordenação logística:
- Organizar os preparativos de viagem (voos, transporte, alojamento) para colaboradores, voluntários ou convidados, garantindo uma viagem tranquila e eficiente para fins relacionados ao trabalho;
- Coordenar a logística de workshops, programas de formação, conferências e outros eventos promovidos pela FH, incluindo a gestão de locais, catering e equipamentos necessários.
- Atuar como ponto de contato principal com fornecedores e prestadores de serviços, assegurando a entrega pontual e correta de todos os serviços logísticos.
- Supervisionar e apoiar a coordenação de visitas de campo, garantindo que todos os recursos necessários (transporte, materiais, entre outros) sejam organizados com antecedência.
- Contribuir na organização de eventos locais e internacionais, incluindo a preparação de materiais, o contato com palestrantes e a coordenação das atividades durante o evento.
Reception Duties:
- Cumprimentar e orientar os visitantes, garantindo um ambiente acolhedor e profissional em todos os momentos.
- Atender e redirecionar chamadas telefónicas para os departamentos ou colaboradores apropriados, assegurando uma comunicação eficiente.
- Responder aos pedidos de informação de públicos diversos, como parceiros e doadores, fornecendo detalhes precisos sobre o trabalho e os serviços da FH.
- Gerir a receção e distribuição da correspondência de entrada e saída, garantindo que todos os documentos sejam processados de maneira eficiente e tempestiva.
- Manter a área de recepção limpa, organizada e bem equipada, assegurando a disponibilidade de materiais informativos (brochuras, cartões de visita, etc.) para os visitantes.
- Oferecer suporte em reuniões virtuais, garantindo a instalação adequada da tecnologia e assegurando uma conexão estável e sem interrupções para todos os participantes.
Suporte ao Escritório:
- Garantir que o ambiente do escritório esteja sempre limpo, seguro e organizado, promovendo uma atmosfera propícia à produtividade e bem-estar da equipa.
- Auxiliar no planejamento e na coordenação de atividades de formação de equipas, eventos para o pessoal e outras iniciativas relacionadas ao ambiente de trabalho.
- Desempenhar outras funções ou projetos adicionais solicitados pela direção, com o objetivo de apoiar e fortalecer as metas da Organizacao.
Especificações do Nível de Trabalho:
- Relacionamento pessoal vibrante com Jesus Cristo .
- Excelentes habilidades de comunicação (escrita/oral) e interpessoais com forte orientação para o serviço e capacidade de comunicar eficazmente com vários públicos
- Fortes habilidades de facilitação, organização e resolução de problemas
- Capacidade comprovada de analisar criticamente diversas informações e fazer inferências sólidas
- Proficiência em MS Office e familiaridade com sistemas baseados na web, como Google Drive.
Requisitos:
A FH está a procurar um(a) Secretária Administrativa que será responsável por fornecer suporte administrativo, logístico e de recepção abrangente para garantir o bom funcionamento das operações no Escritório, e:
- Um relacionamento pessoal profundo com Jesus Cristo, um compromisso cristão genuíno de servir aos mais necessitados e plena adesão aos princípios cristãos defendidos pela FH.
- Ensino Médio Completo (preferencialmente Técnico ou Superior em Administração, Secretariado, Gestão ou áreas correlatas).
- Experiência anterior em funções administrativas, preferencialmente em ONGs ou instituições do terceiro setor
- Experiência em trabalhar com ONGs é uma vantagem.
- Proficiência em Português e Inglês e falado e escrito.
Experiência com ODK e/ou PowerBI a plus:
- Possuir habilidades analíticas e de resolução de problemas
- Compromisso com a responsabilização e transparência com os beneficiários, demonstrando dignidade e respeito, e demonstrando escuta e compreensão
Experiência:
- Experiência anterior em funções administrativas, preferencialmente em ONGs ou instituições do terceiro setor
- Experiência em trabalhar com ONGs é uma vantagem.
Educação/Certificações
Ensino Médio Completo (preferencialmente Técnico ou Superior em Administração, Secretariado, Gestão ou áreas correlatas).
Língua:
Proficiência em Inglês e Português falado e escrito.
Política de salvaguarda:
A FH se esforça para fornecer um ambiente livre de exploração, abuso e assédio sexual em todos os lugares onde programas de assistência e desenvolvimento são implementados. A FH mantém uma política de tolerância zero contra exploração, abuso e assédio sexual. A FH espera que os seus colaboradores mantenham altos padrões éticos, protejam a integridade e a reputação organizacional e garantam que o trabalho da FH seja realizado de forma honesta e justa, em alinhamento com o pulçar da FH e as políticas de salvaguarda e associadas. Violações das políticas declaradas estarão sujeitas a ações correctivas até e incluindo a rescisão do contrato de trabalho.
Processo de candidatura:
Os candidatos interessados deverão submeter as candidaturas através do seguinte link: https://workforcenow.adp.com/mascsr/default/mdf/recruitment.