Full-time Oficial de Logística e Administração
Descrição da Vaga
A Food for the Hungry está a recrutar um (a) Oficial de Logística e Administração para Maputo.
Descrição da Vaga
O/A Oficial de Logística e Administração é responsável por assegurar o funcionamento eficiente, organizado e em conformidade com as normas das operações administrativas, logísticas e de apoio ao escritório da FH Moçambique. A função desempenha um papel fundamental na coordenação dos serviços de recepção e atendimento, administração do escritório, gestão da frota e dos motoristas, instalações, inventário, activos, movimentação de pessoal, fundo de maneio e transacções administrativas de rotina, garantindo que os colaboradores e os programas disponham do apoio operacional necessário para desempenhar eficazmente as suas funções.
A função assegura a gestão diária da recepção e das funções administrativas do Escritório Nacional, promovendo um ambiente de trabalho profissional, organizado e acolhedor para colaboradores, visitantes, parceiros e outras partes interessadas. O/A titular da posição coordena igualmente a gestão e utilização dos veículos e motoristas da FH no Escritório Nacional e nas localidades de implementação, garantindo que os recursos da frota sejam utilizados de forma segura e eficiente, devidamente mantidos e geridos em conformidade com as políticas da FH e a legislação aplicável.
O/A Oficial de Logística e Administração é responsável pelo processamento de pagamentos de facturas através do Odoo, assegurando que, antes do pagamento, sejam cumpridos todos os procedimentos de procurement, níveis de autorização e requisitos de documentação de suporte. A função coordena ainda a deslocação dos colaboradores do Escritório Nacional para os escritórios de campo, conforme necessário, incluindo os respectivos preparativos de transporte e viagem.
Espera-se que o/a titular da função mantenha controlos internos robustos, registos precisos e documentação pronta para auditoria em todas as áreas sob a sua responsabilidade, assegurando o cumprimento das políticas e procedimentos da FH, dos requisitos dos doadores e da legislação e regulamentação aplicável em Moçambique.
Principais Responsabilidades
Administração de Escritório e Recepção
- Gerir o funcionamento diário da recepção do Escritório de País, servindo como primeiro ponto de contacto para visitantes, pessoal, parceiros e chamadas recebidas.
- Garantir que visitantes sejam recebidos, registados e encaminhados apropriadamente, mantendo um ambiente profissional, acolhedor e seguro.
- Gerir correspondência recebida e enviada, serviços de courier, correio e documentação oficial.
- Manter materiais de escritório, papelaria e materiais administrativos adequados e coordenar reabastecimento atempado.
- Manter sistemas de arquivo físico e electrónico organizados para documentação administrativa, logística e de aquisições.
- Coordenar reuniões, workshops, eventos de pessoal e funções de escritório, incluindo arranjos de espaço, materiais, refrescos, transporte e outros requisitos logísticos.
- Apoiar a integração de novo pessoal coordenando espaço de escritório, equipamento, acesso, apresentações e outros requisitos administrativos.
- Apoiar processos de visto, autorização de trabalho, imigração e outros processos administrativos regulatórios para pessoal e visitantes.
- Coordenar prestadores de serviços gerais do escritório, incluindo limpeza, segurança, utilidades, internet e outros serviços contratados.
Gestão de Frota
- Coordenar a gestão e utilização diária de veículos da FH em todo o Escritório de País e locais de campo, garantindo alocação segundo prioridades operacionais.
- Coordenar e supervisionar o agendamento e despacho de motoristas, garantindo cobertura apropriada para programa, operações, deslocação de pessoal e resposta a emergências.
- Manter horários de motoristas, registos de alocação de veículos, autorizações de viagem e registos de movimentação precisos.
- Monitorizar compliance de motoristas com procedimentos de transporte, segurança e segurança da FH, incluindo horas de trabalho, limites de velocidade, verificações de veículos e uso autorizado.
- Garantir que todos os veículos estejam devidamente licenciados, segurados, revisados e mantidos e que a documentação necessária permaneça actualizada.
- Manter diários de bordo, registos de consumo de combustível, registos de manutenção e outra documentação de frota.
- Monitorizar uso de combustível e investigar variações significativas ou padrões de consumo incomuns.
- Enviar relatório mensal de uso de combustível do escritório de país ao departamento de Finanças.
- Coordenar manutenção preventiva, reparações e revisões e acompanhar com oficinas e prestadores de serviço.
- Realizar ou coordenar inspecções rotineiras de veículos e garantir que defeitos identificados sejam abordados prontamente.
- Manter base de dados de frota actualizada e fornecer relatórios regulares de estado da frota.
Gestão de Instalações
- Supervisionar a gestão e manutenção diária das instalações do Escritório de País, garantindo um ambiente de trabalho seguro, funcional e profissional.
- Coordenar reparações, manutenção, limpeza, segurança, utilidades e outros serviços relacionados com instalações.
- Realizar inspecções regulares de instalações para identificar necessidades de manutenção, riscos de segurança e áreas que necessitem melhoria.
- Manter registos precisos de ativos de escritório, equipamento, mobiliário, utilidades, actividades de manutenção e contratos de serviço.
- Coordenar com senhorios, contratistas, prestadores de serviços e autoridades relevantes em assuntos relacionados com instalações.
- Monitorizar e gerir consumo e custos de utilidades do escritório, incluindo electricidade, água, internet e outros serviços essenciais.
- Garantir renovação atempada de arrendamentos, seguros, contratos de manutenção e outros acordos relacionados com instalações.
- Preparar e submeter relatórios trimestrais de gestão de instalações ao Director de País.
Inventário e Gestão de Ativos
- Manter registos precisos de inventário do Escritório de País, suprimentos e itens consumíveis.
- Coordenar recepção, armazenamento e distribuição de suprimentos de escritório e operacionais.
- Garantir armazenamento, rotulagem e salvaguarda apropriados de inventário e equipamento.
- Realizar contagens físicas periódicas de stock e reconciliar resultados com registos de inventário.
- Investigar e reportar discrepâncias de inventário, danos, perdas, expiração ou obsolescência.
- Manter e actualizar regularmente o registo de ativos fixos para ativos do Escritório de País em coordenação com Finanças e Field Finance Officers.
- Coordenar etiquetagem, transferências, movimentação e custódia segura de ativos.
- Apoiar verificação física periódica de ativos em todo o Escritório de País e locais de campo.
- Preparar relatórios de verificação de ativos e acompanhar discrepâncias identificadas.
- Coordenar alienação de ativos e inventário obsoleto, danificado ou excedente em conformidade com requisitos da FH e de doadores.
- Receber registos de ativos e inventário de todos os escritórios de campo, consolidar e verificar a informação, e preparar relatório abrangente para submissão ao Director de País trimestralmente.
Coordenação de Deslocações de Pessoal
- Organizar e coordenar deslocação de pessoal do Escritório de País para escritórios de campo ou outros países quando necessário, incluindo reservas de transporte, alojamento, vistos e documentação de autorização de viagem.
- Garantir que todos os pedidos sejam enviados com a respectiva linha orçamental para facilitar o processo de PO e pagamento.
- Confirmar a logística de viagem, cronogramas e quaisquer requisitos de segurança ou acesso.
- Manter um registo de rastreamento de viagens de pessoal do Escritório do País.
Processamento de Aquisições e Pagamentos
- Processar pagamento de facturas através do Odoo, garantindo que todos os processos de aquisição, níveis de autorização e documentação de suporte (requisições de compra, cotações, ordens de compra, notas de entrega, facturas) estejam completos antes da submissão para pagamento.
- Verificar que transacções de aquisição cumpram a política de aquisições da FH e requisitos aplicáveis de doadores, incluindo limiares de concorrência e codificação correcta.
- Manter registos precisos de aquisições e pagamentos no Odoo e em sistemas de arquivo físico/electrónico, garantindo prontidão para auditoria.
- Acompanhar facturas pendentes, questões de pagamento e reconciliações de contas de fornecedores, escalando discrepâncias ao Procurement Coordinator.
- Manter base de dados de fornecedores actualizada e apoiar avaliações periódicas de desempenho de fornecedores.
Gestão de Transportes
- Coordenar e supervisionar as operações de transporte dos colaboradores, em conformidade com os procedimentos de transporte da FH, as normas de segurança e os requisitos operacionais.
- Monitorar a utilização dos meios de transporte, os custos e os níveis de serviço, assegurando que os recursos sejam utilizados de forma eficiente e de acordo com os orçamentos aprovados.
- Manter registos precisos dos transportes e realizar revisões regulares da utilização das viaturas e dos serviços de transporte, de modo a identificar tendências, lacunas e oportunidades de melhoria.
- Recomendar e implementar medidas para melhorar a eficiência dos custos de transporte, a segurança, a fiabilidade e a qualidade dos serviços.
- Coordenar com as equipas relevantes e os prestadores de serviços para garantir serviços de transporte atempados e fiáveis para os colaboradores e para as actividades operacionais.
- Assegurar o cumprimento dos requisitos aplicáveis em matéria de transporte, segurança das viaturas e gestão de riscos, comunicando e encaminhando os problemas e riscos identificados ao supervisor apropriado.
Experiência
- Ter no mínimo 3 a 5 anos de experiência progressiva em logística, instalações, frota e/ou gestão de ativos combinada com administração de escritório, com experiência demonstrada em uma ONG ou organização de desenvolvimento internacional.
- Experiência prática comprovada no processamento de pagamentos e gestão de documentação de aquisições em conformidade com regras financeiras e de aquisição de doadores (UN Agencies, Tearfund, EU, FCDO, Global Fund).
- Experiência prática com gestão de inventário/stock e registos de ativos fixos, incluindo verificação física, reconciliação e liderança ou apoio a processos de alienação de ativos/inventário, idealmente em coordenação com equipas de finanças.
- Experiência na coordenação de instalações de escritório, frotas de veículos e deslocação/viagem de pessoal em ambiente multi-escritório ou baseado em campo.
- Experiência na preparação e apoio a auditorias internas e externas/doadores.
- Experiência prática no uso do Odoo ou sistema ERP similar para aquisições e processamento de facturas/pagamentos, e fortes competências em MS Excel.
- Fluência em Português obrigatória; proficiência de trabalho em Inglês preferida.
Educação/Certificações
- É necessário ter Licenciatura em Administração de Empresas, Logística, Gestão da Cadeia de Abastecimento ou área relacionada (essencial).
- Certificação profissional em logística, aquisições ou cadeia de abastecimento (por exemplo, CIPS, CILT) ou progresso rumo a uma é uma vantagem e será priorizada.
- Sólido conhecimento prático dos requisitos regulatórios moçambicanos de aquisições, alfândega e administração.
Processo de candidatura:
Os candidatos interessados devem enviar a sua candidatura (Curriculum Vitae, Carta de motivação e Certificados Académicos) para o e-mail: mozambique-recruitment@fh.org indicando no assunto: “Candidatura – Oficial de Logística e Administração “.
DATA LIMITE DE CANDIDATURA: 07 de Setembro de 2026
