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26 Ago
2021
Full-time Oficial de Administração – Sofala
Descrição da Vaga
A Pathfinder International está a recrutar para o seu quadro de pessoal um (1) Oficial de Administração para Sofala.
Supervisor: Coordenador Provincial.
Novo ou de substituição: (Novo) Gestor/a Sénior da Administração.
Objetivo:
- Esta posição apoia ao Coordenador Provincial e equipe provincial no concernente a tarefas administrativas e assegura o cumprimento de normas e procedimentos administrativos.
Principais Responsabilidades:
Geral Escritório:
- Faz a supervisão da limpeza geral do escritório, assegurando que estes estejam sempre limpos, casa de banho limpa com água e papel higiénico;
- Planear e facilitar manutenções e reparações de equipamentos de escritório, mobiliário, ar condicionados, vazamento de agia, compra de electricidade e outros que se fizerem necessários;
- Auxilia na organização de reuniões e eventos.
Copa e Cozinha:
- Supervisiona a copa e assegura que agua, café, chá e açúcar estejam sempre disponíveis;
- Faz a supervisão do inventário da cozinha.
Material de escritório e de formação:
- Mantém o inventário de todos os artigos de papelaria tanto para o escritório como para formação;
- Faz a distribuição de acordo com os pedidos;
- Auxilia na organização de programas de formação, incluindo material de formação e impressão de documentos necessários.
Recursos Humanos:
- Manter em dia a lista nominal dos trabalhadores e pasta individual de cada funcionário incluindo, férias, ausências, reembolsos de seguro saúde, advertências, elogios;
- Enviar os pedidos de férias, ausências e de reembolso de seguro saúde.
Viagens e Acomodações:
- Mantém o quadro de viagens e visitas actualizado;
- Responsável pela reserva de hotel e logística de viagem para todos os agentes do projecto.
Telefones:
- Assegura que as respectivas contas estejam pagas a tempo e hora após conferidas;
- Assegura que todas as ligações pessoais sejam reembolsadas pelos emissores das mesmas.
Procurement:
- Implementa o procurement de acordo com as normas de Pathfinder incluindo busca de cotações, interação com o fornecedor para ver qualidade;
- Assegura que a aquisição faz parte do plano de trabalho com orçamento disponível;
- Entrega a purchase order e faz o levantamento do material para ser conferido pela assistente administrativa.
Activo Fixo:
- Agir como ponto focal do Gestor de Património baseado no escritório central, para tarefas de etiquetagem e controle físico de todo o equipamento adquirido ou recebido pelo escritório.
Supervisão dos Transportes:
- Estabelece calendário para a realização de manutenção periódica do veículo;
- Calendariza, organiza e supervisiona as viagens de acordo com as necessidades dos técnicos;
- Supervisiona o uso adequado de logbook e de senha de abastecimento;
- Implementa o sistema de controle de veículos e registos de manutenção e as ações necessárias para manter e melhorar a eficiência e utilização do veículo;
- Mantém finanças informada sobre renovação de seguros e licenças com um (1) mês de antecedência.
Outros:
- Executa qualquer outra função atribuída pelo Coordenador Provincial;
- Preparar relatórios regulares sobre despesas e orçamentos de escritório;
- Manter e actualizar as bases de dados dos fornecedores;
- organizar um sistema de arquivo de documentos importantes e confidenciais da Instituição.
Requisitos Básicos:
- Formação técnica em gestão de empresas/ Contabilidade ou equivalente, Curso superior é uma vantagem;
- Pelo menos cinco (5) anos de experiência trabalhando no departamento de administração de uma organização;
- Qualidades pessoais incluem integridade inatacável, paciência, tacto, juízo maduro, habilidades de negociação e comunicação interpessoal;
- Deve demonstrar o domínio de conhecimentos de informática em Excel o desempenho de suas funções;
- Capacidade de comunicação em Português verbal e escrito.
Qualificações Adicionais:
- Ter trabalhado em ONGs;
- Conhecimento de língua inglesa.
Como se candidatar?
Os candidates interessados podem enviar suas candidaturas para o email: mozjobs@pathfinder.org indicando no assunto a vaga e Província que concorre.
DATA LIMITE DE CANDIDATURA: 30 de Agosto de 2021.
Indique a fonte da vaga na sua candidatura.
Somente os candidates que reúnam os requisitos serão contactados.
