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27 Jul
2022
Full-time Administrativo e Financeiro Sénior
Descrição da Vaga
A GIZ está a recrutar um (1) Administrativo e Financeiro Sénior (m/f), para Maputo.
Responsabilidades:
- O profissional administrativo é responsável pela gestão das finanças e prestação de assistência administrativa em geral para a implementação e para a gestão dos 3 programas/projetos, bem como pela ligação do dia-a-dia com os seus parceiros. O profissional exerce as suas funções sob a supervisão directa do Director do Programa;
- Prover serviços administrativos para o programa (por exemplo, aquisição de material de escritório, manutenção de registros e folhas de ponto, gestão de férias, etc.)
- Atender as necessidades administrativas do escritório de forma independente, com um mínimo de intervenção;
- Gerir a equipe de apoio e administrativa no escritório do programa;
- Assegurar o cumprimento dos regulamentos financeiros e administrativo.
Funções:
Coordenação:
- Assegurar a dissemiriação e fluidez da informação entre o pessoal do nível central e provincial do programa, parceiros e outras instituições;
- Sempre que solicitado, participar em reuniões internas ou com parceiros.
Finanças:
- Assessorar a directora do programa na preparação e distribuição do orçamento;
- Monitorar mensalmente o orçamento do Programa e informar pontualmente a direção do programa;
- Garantir a correcta alocação dos recursos financeiros;
- Verificar todos os justificativos de contas de todos os contratos (Acordos financeiros, contratos de consultoria, pagamentos directos, etc.);
- Monitorar o cash e bank books do Programa e garantir o cumprimento de prazos na entrega ao Escritório Central de Maputo (GIZ Agenda);
- Verificar todos os pagamentos a serem feitos pelo programa;
- Coordenar e confirmar as reconciliações mensais do programa;
- Apoiar o Programa e outros na resolução de todos assuntos financeiros pendentes;
- Analisar mensalmente o jornal, cost/income, unsettled items do programa;
- Interagir com o contabilista da GIZ Agenda sobre o mapa de “error sheets” verificados nos lançamentos e as pastas imediatamente apos o fecho;
- Apoiar outras componentes do programa que venha a ser criados na verificação e correção rápida dos erros apontados pelo Controle e Auditoria Interna;
- Resolver exigências ou questões contabilísticas pendentes como writte off, receivables ou outros;
- Garantir eficiência no uso dos recursos do programa.
Administração geral:
- Gerir e monitorar a equipa administrativa (assistentes, contabilistas, motoristas e serventes);
- Dentro do Programa apoiar os administradores provinciais nos processos administrativos e organizar encontros administrativos;
- Divulgar informação administrativa entre GIZ Agenda e as componentes e dentro do Programa e participar activamente nas reuniões mensais de Administração;
- Garantir que todos os processos (contratos, compras, pagamentos, reembolsos,etc) dos Programas cumpram com as regras da GIZ);
- Coordenar a logística de viagens, reprodução e distribuição de material com o nome do Programa ou GIZ;
- Coordenar e monitorar os processos de publicações e impressões dentro do Programa;
- Criar e manter um arquivo completo dos contratos (consultoria, rendas, telefones, etc e acordos financeiros/ subsídios locais) assinados, incluindo o controlo dos prazos;
- Manter actualizados os ficheiros de inventário e handover do Programa;
- Coordenar e garantir a regularização anual dos manifestos e seguros das viaturas do Programa e garantir o controlo das viaturas;
- Assessorar a directora do programa e assessores em termos administrativos;
- Responder as questões administrativas internas e externas dos programas;
- Manter sob o controle todo o equipamento IT e garantir que o provedor preste um serviço de qualidade;
- Garantir a informação a GIZ Agenda sobre técnicos e peritos externos de visita ao país no âmbito do programa e assegurar acomodação e estadia seguras;
- Assegurar a melhoria continua dos processos administrativos e financeiros.
Recursos Humanos:
- Acompanhar e apoiar os processos de recrutamento;
- Coordenar junto com a Agenda a actualização de contratos de trabalhos novos e antigos;
- Garantir o cumprimento da Lei de trabalho em todas esferas, com vista a garantir o cumprimento dos direitos e deveres dos trabalha- dores e do empregador;
- Organizar e manter actualizado o arquivo dos RH do programa (contratos, folhas de salários, declarações anuais para IRPS);
- Apoiar na resolução de conflitos laborais no programa, analisar e acompanhar todos processos disciplinares do no seio do programa;
- Acompanhar e apoiar os processos de seguro de saúde;
- Assegurar avaliação anual de pessoal subordinado com base nos padrões da GIZ.
Tarefas Adicionais:
- O profissional administrativo sénior exerce outras funções e tarefas a mando da direção do programa.
Requisitos:
- Grau universitário com especialização relevante e qualificação em Gestão de Negócios, Administração, Economia ou áreas afins (equivalente licenciatura ou MBA);
- Pelo menos três anos de experiência profissional em contabilidade;
- Pelo menos três (3) anos de experiência profissional em posição comparável;
- Experiência profissional na gestão ou liderança equipas;
- Pelos menos três anos de experiência profissional em contabilidade, finanças e gestão de recursos humanos, exercida no âmbito da cooperação para desenvolvimento;
- Conhecimento de normas e instrumentos de gestão administrativa e financeira da GIZ e uma vantagem;
- Compreensão em profundidade de planeamento financeiro e contabilidade e preparação, bem como o processamento de acordos financeiros;
- Experiência e vontade em aperfeiçoar conhecimentos nas áreas de gestão e administração do projecto;
- Bons conhecimentos de tecnologias de informação e comunicação;
- Muito bons conhecimentos das línguas Portuguesa e Inglesa, o conhecimento da língua Alemã é vantagem adicional;
- Boa gestão e capacidade de organização;
- Flexibilidade;
- Estilo Dinâmico de trabalho;
- Confiabilidade e capacidade de trabalho independente;
- Alta capacidade de organização e coordenação;
- Resistência, capacidade de trabalhar sob pressão;
- Capacidade de gestão de conflitos;
- Boa capacidade de comunicação.
Como se candidatar?
Todos interessados e qualificados são fortemente encorajados a se candidatar, enviando a sua candidatura e CV juntamente uma carta de motivação e contactos de três referências profissionais para o Departamento de Recursos Humanos através do email: recruitment-moz@giz.de indicando a posição a que se candidata como assunto.
DATA LIMITE DE CANDIDATURAS: 05 de Agosto de 2022
Indique a fonte da vaga na sua candidatura.
Nota: Esta é uma posição nacional. A candidatura e o CV devem estar num único ficheiro incluindo os anexos relevantes. Apenas os candidatos pré-selecionados serão contactados.
Encorajamos mulheres, pessoas com deficiência e grupos minoritários a se candidatarem a esta posição. A GIZ esta comprometida com a igualdade de oportunidades e a diversidade de perspectivas no local de trabalho.
