Full-time Administrador Nacional
Descrição da Vaga
O ICEI – Instituto de Cooperação Económica Internacional, está a recrutar um (1) Administrador Nacional (m/f) para Maputo.
Localização: Maputo/Quelimane
Supervisor: Coordenador(a) Geral.
Intervalo Salarial: 110.000,00 MZN – 155.000,00 MZN (dependendo da experiência comprovada).
Descrição:
O ICEI (Instituto Cooperação Económica Internacional) é uma associação sem fins lucrativos, registada como ONG de acordo com a lei italiana, empenhada na solidariedade internacional, na cooperação para o desenvolvimento, na investigação e na formação. Foi fundada em 1977 em Milão.
A nossa missão: trabalhamos com as pessoas e as comunidades locais para melhorar as condições sociais e económicas e para promover sociedades inclusivas, justas e sustentáveis de forma participativa. Implementamos intervenções de desenvolvimento em Itália e no mundo nas áreas da cidadania intercultural, da inclusão laboral e, com especial incidência no ambiente, na agricultura sustentável (incluindo a segurança alimentar e a nutrição) e no turismo responsável. O nosso grupo-alvo prioritário em todas as áreas temáticas são as pessoas vulneráveis, com especial atenção para as mulheres e os jovens. O ICEI tem trabalhado em Moçambique desde 2011, nas províncias de Nampula, Zambézia, Maputo e Manica nos domínios do ambiente, agricultura sustentável e segurança alimentar.
Objectivo da Posição:
No âmbito da gestão da sua sede e dos seus projetos em Moçambique, especificamente para a gestão administrativa e financeira e Recursos Humanos, o ICEI pretende contratar um (1) Administrador Nacional (m/f). A Administradora Nacional é responsável pela gestão administrativa e financeira de vários projectos financiados por doadores implementados em Moçambique e pela gestão dos recursos humanos da organização. As suas responsabilidades incluem a elaboração de relatórios financeiros, contabilidade, verificação de documentos comprovativos, aquisições, recursos humanos, planeamento e orçamentação. Trabalha em estreita colaboração com os gestores de projectos e com o Representante no país.
A Administradora Nacional assegura a eficiência e a eficácia de todas as operações no país, incluindo o desenvolvimento e o cumprimento das políticas e procedimentos internos do ICEI e a aplicação correcta dos procedimentos dos doadores. É responsável por garantir as condições para o correto funcionamento legal do ICEI no país, incluindo as autorizações governamentais necessárias (alvará e renovações) e a documentação de trabalho para o pessoal expatriado (vistos, autorizações, procurações, assinaturas).
A Administradora nacional realiza todas as actividades de acordo com o Código de Ética, assegurando a sua adoção e aplicação. Adere aos valores e comportamentos fundamentais do ICEI (transparência, integridade, responsabilidade, etc., de acordo com o Código de Ética) e partilha a cultura organizacional com os colegas, os beneficiários e todas as partes interessadas.
Responsabilidades:
1. Desenvolvimento de políticas institucionais:
- Trabalhar com o Representante de País (RP) para desenvolver e implementar as políticas institucionais do ICEI no país;
- Elaborar/atualizar os procedimentos necessários no país (por exemplo, seleção e gestão de RRHH, gestão de escritórios, procedimentos administrativos, procedimentos de aquisição, protocolos de segurança, etc.);
- Apoiar o RP no controlo da aplicação das políticas e procedimentos de segurança a nível nacional;
- Contribuir ativamente para a resolução de problemas e procurar soluções inovadoras;
- Manter canais de comunicação eficazes com a sede e os parceiros na área de responsabilidade;
- Atualização do Manual de Recursos Humanos e tabelas salariais do ICEI em Moçambique de acordo com as necessidades da organização no país;
- Manter o Manual de Compras/procedimentos do ICEI atualizado de acordo com as necessidades da organização no país.
- Desenvolvimento do Programa Nacional:
- Colaborar com as partes interessadas relevantes e com todas as autoridades públicas para participar no desenvolvimento do programa nacional para a área de competência;
- Contribuir e apoiar na formulação de planos, propostas e orçamentos para novos projectos;
- Apoiar o RP na preparação/atualização do orçamento do país e controlar a sua correcta execução.
- Requisitos Burocráticos e Legais:
- Gerir e acompanhar as tarefas burocráticas e jurídicas relativas à autorização de funcionamento do ICEI no país;
- Apoiar o RP e os coordenadores provinciais no cumprimento de todas as obrigações legais relacionadas com as relações com as autoridades locais e nacionais no país;
- Gerir e acompanhar as tarefas burocráticas e jurídicas relativas à autorização do pessoal expatriado do ICEI para trabalhar no país (autorização de trabalho e visto de trabalho).
- Gestão de Operações:
- Assegurar o cumprimento dos sistemas e procedimentos do ICEI relacionados com a administração e os RH;
- Supervisionar o fluxo de informações e dados administrativos de e para a sede;
- Monitorizar e gerir os resultados, os prazos e a conformidade processual relacionados com subvenções, contratos, fornecedores e parceiros da área de responsabilidade;
- Fornecer orientação e apoio aos coordenadores de projectos e às equipas no terreno em matéria de administração e finanças;
- Estabelecer e manter canais de comunicação eficazes entre os escritórios no terreno e o escritório nacional;
- Implementar sistemas de monitorização para a área de responsabilidade e realizar revisões/auditorias regulares dos projectos em cooperação com o RP e os responsáveis pelos programas;
- Formação, suporte e reforço especializado para organizações parceiras do ICEI em Moçambique.
5. Logística:
Apoiar e supervisionar a preparação, em coordenação com o responsável pela logística:
- Do plano de gestão de armazém;
- Do plano de gestão (revisões periódicas, manutenção, prazos de seguro, brochuras, etc.) e gestão da frota (motociclos e automóveis);
- Do inventário geral do material de escritório (mobiliário e informática) e do pessoal (telefones, elementos de segurança, computadores portáteis, etc.).
- Aquisições
6.1. Planificação:
- Apoiar o staff técnico dos programas e os administradores provinciais na avaliação e na identificação das necessidades em matéria de aquisições;
- Supervisionar os planos e estratégias de aquisição para garantir a aquisição atempada e rentável de bens, serviços e obras.
6.2. Gestão de Concursos e Contratos:
- Apoiar e supervisionar a preparação dos documentos dos concursos, incluindo especificações técnicas, termos e condições, critérios de avaliação em coordenação com o Procurement Officer e equipas técnicas a nível provincial;
- Apoiar e supervisionar o Procurement Officer, em coordenação com as equipas técnicas a nível provincial na gestão dos processos de concurso, incluindo o anúncio, o envio de convites à apresentação de propostas e a receção e avaliação das propostas;
- Apoiar e supervisionar o Procurement Officer, em coordenação com as equipas técnicas a nível provincial na realização de avaliações de concursos, seleção de fornecedores e negociação de contratos;
- Elaborar e executar contratos juridicamente vinculativos com os fornecedores seleccionados e/ou apoiar o pessoal competente a nível provincial (administradores provinciais).
6.3. Conformidade e Documentação:
- Assegurar o cumprimento das políticas e procedimentos de aquisição da organização.
- Assegurar a manutenção de documentação adequada e o acompanhamento de todas as actividades de aquisição;
- Efetuar regularmente avaliações internas (e, sempre que possível, externas) dos processos de aquisição;
- Aplicar medidas para prevenir a fraude, a corrupção e práticas eticamente questionáveis no domínio dos contratos públicos;
- Validar Acordos de Colaboração com parceiros locais a nível financeiro.
- Validar os TDR e contratos com fornecedores e recursos humanos.
6.4. Controlo do processo:
Supervisionar as equipas de administração a nível provincial, no cumprimento das respectivas tarefas relacionadas com as aquisições, como:
Gestão de fornecedores: estabelecer e manter relações sólidas com os fornecedores; avaliar regularmente o desempenho e a competência dos fornecedores; controlar o cumprimento das obrigações contratuais, das normas de qualidade e dos prazos de entrega por parte dos fornecedores; abordar e resolver quaisquer problemas ou litígios relacionados com os fornecedores;
Gestão das ordens de compra: Gerar e emitir ordens de compra de acordo com as requisições e contratos aprovados; assegurar a exatidão e o carácter exaustivo das ordens de compra, incluindo especificações, quantidades, datas de entrega e preços; acompanhar e controlar as ordens de compra para assegurar a entrega atempada de bens e serviços; resolver quaisquer discrepâncias ou problemas com as ordens de compra;
Processamento de pagamentos: Verificar a exatidão e a integralidade das facturas dos fornecedores, bem como a conformidade com os termos contratuais; apresentar pedidos de pagamento e assegurar o processamento atempado dos pagamentos; colaborar com a equipa financeira e contabilística para reconciliar facturas e pagamentos; gerir e reconciliar documentos e registos financeiros relacionados com as aquisições.
7. Finanças:
- Assegurar o cumprimento dos sistemas e procedimentos do ICEI relacionados com a componente financeira;
- Controlar e assegurar o cumprimento dos requisitos em matéria de documentos administrativos e o seu correto armazenamento;
- Supervisionar e aprovar a contabilidade regular, os relatórios financeiros e os relatórios financeiros anuais;
- Acompanhar a execução dos projectos para cumprir os requisitos de conformidade dos doadores;
- Controlar a administração dos fundos, incluindo os requisitos em matéria de apresentação de relatórios e de despesas;
- Assegurar uma gestão financeira rigorosa, a gestão das subvenções e a apresentação de relatórios aos doadores;
- Trabalhar com os homólogos locais para elaborar orçamentos e controlar as despesas em função das dotações orçamentais;
- Preparar projeções orçamentárias anuais e plurianuais para a estrutura dos Escritórios do ICEI em Moçambique;
- Fornecer à coordenador do país e à sede informações oportunas, concisas e transparente sobre a execução do orçamento dos escritórios;
- Apoiar nos processos de auditoria realizados ao ICEI desde a sede ou localmente;
- Assegurar o cumprimento da tributação vigente no país e na contratação de força de trabalho e serviços técnicos.
8. Gestão de Recursos Humanos (RRHH):
- Gestão, treinamento e supervisão da equipa administrativa do ICEI em Moçambique em termos de contabilidade, controlo de projectos e monitorização financeira;
- Colaborar com os responsáveis pela administração, finanças e logística a nível provincial para estabelecer e manter funções de apoio eficientes;
- Supervisionar as actividades de recursos humanos, incluindo a gestão do pessoal e o cumprimento da regulamentação laboral;
- Coordenar a seleção e contratação de todo o pessoal da área administrativa e supervisionar e contribuir para a seleção e contratação de pessoal da área técnica, na sua qualidade de gestor máximo da área de RH;
- Elaborar o plano de avaliação do pessoal (todos) e aplicar a avaliação do pessoal administrativo.
9. Representação:
- Representar o ICEI junto dos doadores, das instituições locais, das autoridades, das ONG e de outras partes relevantes, sob reserva da aprovação do RP.
Requisitos e competências:
- Formação superior específica no Sector administrativo-contabilístico e/ou financeiro – Contabilidade, Gestão, Economia ou áreas afins;
- Experiência (mínimo 8 anos) e conhecimentos do contexto laboral em Moçambique, assim como a nível de prestação de contas (relatórios);
- Experiência comprovada de 10 anos a nível de contabilidade, gestão de tesouraria e gestão orçamental, gestão de compras e fornecedores;
- Autonomia na utilização de programas informáticos (nomeadamente excel) e capacidade de aprender rapidamente novos programas;
- Fluente na língua Portuguesa;
- Capacidade de trabalhar autonomamente na língua Inglesa e, de preferência, na língua Italiana será avaliado de forma bastante positiva;
- Conhecimentos das regras administrativas dos principais doadores institucionais (União Europeia, USAID, Agência Italiana de Cooperação entre outros).
- Conhecimento profundo do contexto moçambicano e da legislação laboral e fiscal do País;
- Resolução dos problemas com autonomia com propostas inovadoras;
- Organização, síntese, planificação e de colaborar em coordenação com diferentes interlocutores;
- Capacidade de trabalho em equipa com orientação aos resultados;
- Predisposição para as relações interpessoais e empatia;
- Capacidade de trabalho sob pressão;
- Forte capacidade de gestão de tempo
Outros requisitos:
- Nacionalidade moçambicana;
- Experiência de, pelo menos, cinco (5) anos em posto similar, de preferência em ONG ou no âmbito da cooperação internacional;
- Disponibilidade em efectuar missões periódicas nas províncias onde o ICEI opera.
Como se candidatar?
Envie um email para mozambique@icei.it indicando no assunto “Administrador Nacional (m/f)”, com os seguintes documentos:
- Carta de Apresentação;
- Curriculum Vitae;
- Certificado de habilitações literárias;
- Cópia de B.I.
DATA LIMITE DE CANDIDATURA: 28 de Março de 2024.
Notas:
O CV ou a carta de apresentação devem incluir os detalhes de mínimo 3 contactos para referências (Nome, título/posição, número de telefone e e-mail).
As candidaturas incompletas não serão consideradas.
As candidaturas recebidas fora do prazo de validade indicado, não serão consideradas.
Apenas os candidatos pré-selecionados serão contactados.
