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9 Nov 2022

Full-time Administrador/a

ADPP Moçambique – Publicado por ADPP_Mozambique Nacala, Nampula, Moçambique

Descrição da Vaga

ADPP Moçambique (Associação de Ajuda de Desenvolvimento de Povo para Povo) em Moçambique, pretende recrutar um/a Administrador/a para trabalhar no projecto Construindo um Futuro Azul para Ecossistemas e Pessoas na Costa Leste Africana – “Futuro Azul” baseado em Nacala.

Objectivo Geral:

  • O objectivo do projecto é que até 2027 seja estabelecida uma nova Área de Protecção Marinha de uso sustentável de 1.000 km2 em Nampula que integre uma rede de áreas de pesca geridas pelas comunidades e optimizando a resiliência aos impactos das mudanças climáticas;
  • A ADPP procura um/a Administrador/a, com alguma experiência para fazer parte da Equipe de projecto ADPP – Futuro Azul onde será responsável para assegurar a gestão administrativa e financeira do projecto.

Principais funções e responsabilidades:

  • Prestar apoio administrativo geral ao projecto;
  • Manter registos de documentação do projecto incluindo detalhes dos bens do projecto, detalhes da equipa e contractos de consultoria;
  • Manter detalhes necessários dos pagamentos relacionados ao projecto, suas datas de vencimento e garantir que são executados em tempo certo, de acordo com os contractos relevantes;
  • Manter um registo actualizado dos bens fixos do projecto;
  • Actualizar periodicamente o inventário dos bens e materiais do projecto, controlar a afectação dos equipamentos aos funcionários do projecto;
  • Certificar-se que todos os bens (activos) pertencentes ao projecto são marcados para fins de identificação. A lista deve ser identificável no registo dos bens;
  • Assegurar que todos os activos pertencentes ao projecto estão assegurados;
  • Participar em encontros e reuniões relacionados com as questões financeiras e execução orçamental do projecto, sempre que for solicitado;
  • Assegurar que todos os edifícios arrendados tenham contractos e garantir o pagamento da renda, impostos, água e energia em tempo previsto no acordo;
  • Conhecer a periodicidade do pagamento de água, energia e outros encargos relacionados com os edifícios;
  • Assegurar a disponibilidade de consumíveis nos escritórios;
  • Estabelecer um sistema de compra e distribuição dos consumíveis do escritório;
  • Controlo de expediente que entra e sai do projecto;

Recursos Humanos:

  • Elaborar relação nominal de todo o pessoal do projecto;
  • Assegurar que todo o pessoal no projecto tem as suas tarefas e responsabilidade claramente definidas;
  • Assegurar que todos os trabalhadores tenham os seus ordenados em tempo útil;
  • Em coordenação com o Sector de Recursos Humanos, acompanhar todo o processo de pagamento de salários;
  • Acautelar-se sobre assuntos de legalidade do pessoal (férias disciplinares, processos individuais, contratos de trabalho, etc.);

Transporte:

  • Estabelecer um Plano eficiente do uso da viatura;
  • Introduzir o uso do Log book para o controlo dos movimentos da viatura;
  • Assegurar uma manutenção regular e cuidadosa da viatura e o pagamento de todas as obrigações legais estabelecidas (seguro, manifesto, etc.);
  • Definir plano de trabalho do motorista;

Logística:

  • Garantir melhor organização dos eventos realizados pelo projecto (seminários, treinamentos, alojamento, transporte e outros custos afins);
  • Coordenar as aquisições de bens e serviços (assegurar tudo que tenha sido pago seja transportado e entregue no local desejado).

Contas Bancárias:

  • Assegurar que todos os cheques emitidos apresentam justificativos validamente correctos (Requisição, cópia do cheque, facturas e recibos ou VD, se for o caso);
  • Assegurar o envio de todos os justificativos a Contabilidade, até ao dia 10 do mês seguinte.

Conta Caixa:

  • Garantir que os resumos e declarações de caixa estão nos processos de contas;
  • Conferir as entradas e saídas de caixa, cada semana;
  • Fazer contagem física regular de caixa;
  • Garantir boa qualidade da documentação justificativa enviada à Contabilidade;

Orçamento:

  • Conhecer o orçamento do projecto incluindo dos distritos
  • Conhecer a periodicidade de cada orçamento (nos distritos)
  • Assegurar que os gastos efectuados estão em consonância com as linhas orçamentais

Despesas:

  • Assegurar que as despesas efectuadas estão alinhadas com o orçamento do projecto e tem a devida autorização;
  • Todas as despesas devem apresentar justificativos válidos e contabilisticamente aceites;
  • Responsável por assegurar que os procedimentos financeiros da ADPP estão a ser utilizados de forma adequada;
  • Assegurar que os gastos do projecto sejam adequadamente rastreados de acordo com o orçamento do projecto aprovado;
  • Preparar, verificar e organizar, com a equipa de terreno, a documentação contabilística mensalmente e enviar atempadamente para a Sede, juntamente com todos os mapas financeiros relevantes, isso inclui:
  • Requisições para despesas devidamente assinadas em todos os espaços;
  • Recibos para suportar as despesas / gastos / incorridas;
  • Relatórios de actividades;
  • Lista de participantes, assinada pelos participantes em cada evento;
  • Relatórios de viagens;
  • Resumos de caixa e declarações devidamente revistos e assinados pelo caixa e líder do projecto;
  • 3 Cotações e relatório do comité;
  • Recibos de pagamento de INSS e IRPS;
  • Verificar a qualidade de consistência da documentação enviados pelas equipas do terreno;
  • Garantir a correcção ou conclusão de processos insuficientemente ou indevidamente documentados;
  • Garantir a correcta codificação das despesas em função das rúbricas orçamentais do projecto;
  • Apoiar na preparação dos relatórios mensais de execução orçamental internos e relatórios trimestrais para o financiador;
  • Assegurar o controlo dos fluxos financeiros entre a ADPP e o projecto;
  • Verificar os processos de procura e aquisição, em função das regras da ADPP e do doador, quer sejam realizadas na Sede ou no terreno;
  • Reconciliar as evidências relacionadas ao uso de combustível, nomeadamente as requisições e recibos de abastecimento com os livros de bordo dos veículos;
  • Verificar o controlo de pessoal com folhas de salários, e ajudar HR com a verificação dos processos individuais.

Requisitos:

  • Pelo menos cinco anos de experiência em gestão financeira de programas ou posições similares,
  • Capacidade comprovada de administrar um programa incluindo a gestão dos recursos humanos, materiais e financeiros;
  • Experiência de gestão financeira e controlo orçamental,
  • Boa capacidade de relacionamento interpessoal, motivação e comunicação,
  • Competências em Word, Excel, PowerPoint e Internet,
  • Cuidadoso e atento aos detalhes,
  • Capacidade de trabalhar em equipa ou de forma independente sob a direcção do supervisor,
  • Boa organização e habilidades de gestão do tempo,
  • Capacidade de trabalhar sob pressão e com múltiplos prazos,
  • Pró-activo;
  • Disponibilidade imediata.

Como se candidatar?

Os candidatos interessados ​​deverão enviar os seus CV, acompanhados da carta de manifestação de interesse e cópias dos certificados, para o e-mail adpp.recrutamento@adpp-mozambique.org  indicando no assunto do e-mail a posição a que se aplica.

DATA LIMITE DE CANDIDATURA: 13 de Novembro de 2022.

Indique a fonte da vaga na sua candidatura.

Job Categories: Gestão. Job Types: Full-time.

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